Análisis monetario realizado a un proyecto Ágil

Tio Rico

Alguna vez nos han preguntado o se preguntaran a nivel económico como nos afecta trabajar en un proyecto o iniciativa de manera ágil; he tenido la oportunidad de tener información suficiente para lograr plasmar gráficamente como se comportan estos proyectos y que beneficios puede traernos.

Primero expliquemos que le interesa principalmente a alguien con perfil financiero y en ultimas  todos deberíamos también tenerlo muy presente, la Utilidad basada en la siguiente formula:

Utilidad = (Cantidad x Precio) - Costos Fijos -  Costos Variables

Para la cantidad y precio se ha tomado como base que este proyecto logra ahorros en costos y para los costos fijos y variables se ha tomado el presupuesto ejecutado, quedando de esta manera:

 Utilidad = Dinero Ahorrado - Dinero Invertido

Los datos iniciales están mes a mes desde Enero hasta Agosto, sin embargo a partir de agosto se proyectaron valores para poder compararlo frente a un proyecto de TODO o NADA que tardaría en estimación mínimo un año (estimación realizada con antelación) teniendo en cuenta un alcance muchísimo mas grande, recuerden alcance, tiempo y costo cerrado es lo que rige la planeación tradicional.

Vamos por partes, primero miremos hasta Agosto, 8 meses de duración (se pinta diciembre para ver el punto cero o inicial). El eje vertical representa la Utilidad (Pesos Colombianos) y el horizontal es el tiempo en Meses.

Gráfica 1

Con tres instalaciones en Abril, Junio y Agosto se evidencia que se empieza a recuperar en términos de la formula de Utilidad anteriormente indicada. Ahora comparemos con un proyecto que aun no ha tenido ningún beneficio (Azul es Ágil y Rojo Tradicional):

Gráfica 2

La diferencia en términos monetarios es de 152.6 Millones de Pesos, es una buena cantidad de dinero que cualquier empresario o gerente querría tener en el bolsillo o evitar gastarlo. Con esto ya podríamos decir que el proyecto Ágil es un éxito frente a uno tradicional, pero quise ir mas allá y hacer varias proyecciones y ver otros aspectos importantes.

¿Cuantos tiempo pasara para que el proyecto ágil llegue a su punto de equilibrio?, es decir:

 Utilidad = 0 (lo que se gano es igual a lo que se invirtió)

Gráfica 3

Pues bien, tan solo 2 meses después ya había superado su punto de equilibrio (gráfica 3) para empezar a generar Utilidad positiva, pero que diferencia existe respecto al proyecto TODO o NADA, la diferencia es 247.4 Millones o en otras palabras dinero que ya nunca regresara!!

Otra duda que puede surgir es, ¿Cuando el proyecto tradicional recupera la inversión?, para esto realice un supuesto y es que el proyecto idealmente termino según lo estimado inicialmente, un año después; The Chaos Report nos indican que es solo el 11% de los proyectos tradicionales logran cumplir en términos de costo y tiempo.

 

Gráfico 4

Los resultados no son bastante alentadores (gráfica 4), en la proyección se evidencia que en septiembre (del siguiente año) lograría su punto de equilibrio (Utilidad = 0), no se si estos datos lleguen a manos de algún gerente o dueño de compañía (espero que si), por favor tenga en cuenta que comerse la torta por partes es mucho mejor que TODO al final.

Pero esto no acaba, he preparado tres graficas mas que nos indican otras variables, veamos primero el tiempo de diferencia que tarda en recuperarse, nada mas y nada menos que 11 meses!!!

Gráfico 5

Ahora también podemos estimar la diferencia mínima en Time to Market, punto critico por que es donde la competencia puede tener ventaja o desventaja, ya reza el dicho, "El que pega primero pega dos veces", para este caso son 9 Meses de diferencia; enorme!!.

Gráfica 6

Ahora piensen que lanzan en una carrera a estos dos competidores y el medidor deja de ser los kilómetros, para convertirse en dinero (pesos colombianos), cual fue la diferencia final obtenida, donde nuestro ganador por un amplio margen fue el proyecto ágil con 418 Millones; nada mal!!

Gráfico 7

Sinceramente es un análisis bastante laxo con el proyecto tradicional:

• Primero, por que según el Cono de Incertidumbre de Steve McConell  dicha estimación estaría en una variación desde un -25% hasta un +400% es decir para este caso, entre 9 Meses y 48 Meses (4 años).
  
• Segundo, debido a que en el análisis solo se logro tener en cuenta los ahorros alcanzados, en este proyecto también se genero ingresos que son bastante complejas de estimar.
  
• Tercero, esta fue una medición por proyecto y no por equipo, si se realizara por equipo debería medirse los entregables de los otros desafíos que lograron entregar entre Septiembre y Enero.
  
• Cuarto, el alcance entregado en el proyecto ágil es menor que el planeado en el proyecto tradicional, lo que nos indica que la adaptabilidad y priorización por valor se dio en una escala mucho mayor.

Como conclusión, las metodologías ágiles rezan que debe entregar producto funcionando al menos cada mes, en este caso aun entregando cada 2,6 Meses (Promedio), se lograron resultados excelentes y mediante la mejora continua lograran muchos mas. Tampoco pretendo decir que los proyectos tradicionales todos son malos, dependiendo del contexto puede que esta situación sea al contrario, no busco rivalizar los dos mundos.

Si tienen alguna  duda o ajuste en este análisis, por favor indicarme en los comentarios, también si puedes ayudarme a compartir este post estaría infinitamente agradecido.

Experimenta una nueva forma de crear experimentos!!

Todos escuchamos mucho la palabra experimento, "hagamos uno o varios para validar hipótesis" dicen los emprendedores o científicos, existen experimentos grandes, pequeños, fallidos, exitosos, mal o bien definidos o que simplemente son como los del coyote bien creativos.

Cuando se trata de buscar el producto o servicio que creemos puede llenarnos de plata y convertirnos el próximo Mark Zukenberc, estos son nuestros mejores aliados, pero existe un inconveniente ¿como logramos definirlos y llevarlos de una manera efectiva?, para esto vamos a usar una herramienta llamada Canvas de Experimentos creada en Kleer, en el Ágiles Ecuador 2016 la aprendí en el taller que realizo Pablo Tortollera (Alias Pablitux) y Rodrigo Monelos (@rmonelos) a quienes agradezco mucho por enseñarnos y crear esta valiosa herramienta. 

Posteriormente lo trabaje en dos equipos, el primero busca un nuevo modelo de negocio y el segundo quiere realizar cambios en su área para mejorar, gracias a esto me dio un buen aprendizaje la cual les contare.

El Canvas consta de nueve partes (más el nombre de proyecto o iniciativa y la fecha) que iré indicando junto con algunos tips y que podrán en tres pasos irse ejecutando.

Puedes usar un timebox de 10 minutos para cada paso y en cada intermedio ir validando las dudas o mejoras que podamos tener. Si tienes un equipo o un taller con muchas personas puedes dividirlo en grupos de 3 o 4 personas y que cada grupo diseñe un experimento.

 http://www.guiasagiles.org/#Experimentos

Se diligencia en el orden indicado por las flechas (imagen inferior), es una recomendación, si encuentras otra forma mejor adelante. 

Paso 1

1. Objetivo de Aprendizaje resolviendo la pregunta ¿Que queremos aprender?, a veces la escribimos como si fuera una hipótesis.
   Tip: revisarla de nuevo una vez tengamos el paso 1 y 2 completos.
2. Escribimos la Hipótesis en términos de causa y efecto (Si <Acción> Entonces <Consecuencia>).
   Tip: cuando validamos un producto o servicio pueden existir hipótesis de valor o de crecimiento descritas un poco mas en el libro Lean Startup de Eric Rise.
3. Buscamos una Métrica de Confirmación que nos indique si podemos dar por aprobada.
   Tip: tener en cuenta que debe estar ligada o relacionada a la consecuencia descrita en la hipótesis, en este punto hay que tener especial cuidado ya que debemos procurar que no sea un indicador vanidoso que nos haga creer que vamos por buen camino cuando quizás vamos para el abismo.
   Tip 2: Recuerda que las metricas deben ser Accionables (esta realacionado a la causa-efecto de la hipotesis), Accesibles (por todos) y Auditables (entender como se llego a esos resultados)

Paso 2

1. En Acciones buscamos concretar que pasos hay que seguir para que se realice el experimento. (4)
   Tip: colocar tiempos estimados del esfuerzo requerido para completar cada actividad, esto nos ayudara a estimar la duración del experimento.
2. Seleccionamos una Población objetivo a la cual queremos indagar con ellos la hipótesis planteada. (5)
   Tip: es bueno escogerlos en términos de comportamiento, por ejemplo, las personas que les gusta viajar por todo el mundo.
3. El Tamaño de la muestra debe ser algo acorde a la métrica planteada y que nos ayude a probar la acciones que nos hemos propuesto. (6)

Paso 3

1. En la numeración del canvas indica que sigue el paso 7 simplificación, pero en lo que aprendí recomiendo realizar primero la Duración ya que esto nos dará una idea de que tan grande es el experimento, en el colocaremos que esfuerzo nos conlleva completar el experimento. (8)
   Tip: una buena forma es sumando los tiempos de las actividades planteadas en las acciones
2. Validamos el Costo estimando las personas y recursos que necesitaremos. (9)
   Tip: en caso que no sea posible calcularlo al menos poner la lista de materiales que requerimos, si requerimos poner una actividad para costear y comprar materiales lo actualizaremos en el punto de Acciones.
   
3. Por ultimo y uno de los pasos mas críticos e importantes sera el de Simplificación, lo cual busca que nuestro experimento sea pequeño en tiempo, ojala duraran tan solo algunas horas y a un bajo costo. (7)
   Tip: tener en cuenta que los experimentos la complejidad de las Acciones, la Duración (8) que nos conllevara terminarlo y el Costo asociado según lo requiere el experimento (9).

Por ultimo recuerda tener foco ejecutando de un experimento al tiempo y de usar algún tablero para poner visible este canvas, nosotros colocamos una columna adicional llamada "Canvas de Experimentos" y las acciones si es necesario se dividen en tareas mas pequeñas y las colocamos con postit en un tablero Kanban para ir viendo nuestro avance y que sea algo que realmente se ejecuta.

Una semana ReLoaded

La semana del 3 al 8 de octubre (2016) estuvo llena de aprendizaje, tanto que he decidido compartir la lista de temas que vi para luego ir publicando sobre cada tema, los primeros 3 días asistí al curso de Management 3.0 con Angel Medinilla una persona llena de conocimiento y de experiencias lo cual hace del curso algo mucho más que algo teórico y entra a ser algo más una historia, una que registra de cada país, ciudad y empresa que visita.

En los primeros 2 días del curso se realizó en la noche 2 meetup o charlas para la comunidad ágil caleña, de lo cual también escribiré en algún momento, pero por ahora más abajo les dejare los links de los vídeos.

Luego pase 3 días en Quito (Ecuador) donde después de 2 años viví de nuevo la experiencia de ir a las jornadas latinoamericanas de agilismo, una experiencia que nadie se debe perder y que prácticamente es una parada obligatoria si quieres aprender más de esta nueva filosofía de trabajo y de vida.

En resumen voy a listar todo lo que aprendí y en un siguiente post iré detallando cada una que estemos usando en los equipos que acompañamos:

Management 3.0

Cali 3, 4 y 5 de Octubre del 2016

1. Management 1.0, 2.0 y 3.0.
2. Ejes principales (Personas – Mejorar el Sistema -  Clientes Satisfechos).
3. Teoría de la complejidad.
4. Problema de Transferencia.
5. Mapas Personales.
6. Estilos de Management.
7. Cambiar.
8. Motivar.
9. Delegar.
10. Alinear.
11. Desarrollar.
12. Organizar.

Mas fotos en: Flickr

Meetup 3 y 4 de Octubre
 

1. Tengo demasiados proyectos ¿Qué Hago? Vídeo Youtube
2. Las revisiones de rendimiento han muerto. Vídeo Youtube

 

Ágiles 2015 – Quito

1. Kanban Avanzado.
2. Improvement Teams.
3. La puerta se abre hacia adentro.
4. MVP con legos.
5. Canvas de experimentos. (experimenta una nueva forma de crear)
6. Críticas y feedback efectivo.
7. Que es lo que realmente importa.
8. Nexus.
9. Customer Centric Agile.
10. Practicas avanzadas de slicing para product owners.
11. Arquitectura evolutiva.
12. Escalando Mainset Ágil con Learning 3.0
13. Microlearning.
14. Transformación en Banca.
15. Modern Agile.

Las memorias de estos y otros temas: Memorias Ágiles 2016

 

Como pueden ver son muchos temas para una semana, pero de seguro hay algunos que me acuerdo mucho más por que fueron mas vivenciales, seguramente eso de dará un norte para escribir y compartir estas experiencias.

De momento sigue ahorrar platica para el Ágiles de Chile 2017. :)